XML форматът на SAF-T: разбираемо обяснение за не-технически лица

XML форматът на SAF-T

XML форматът на SAF-T: какво представлява XML файлът?

XML форматът на SAF-T е начинът, по който счетоводните, данъчните и бизнес данните се подреждат в структуриран електронен файл. XML не е таблица като Excel и не е обикновен текстов документ. Той съдържа данни, подредени в йерархия — с отварящи и затварящи елементи. За не-технически лица най-лесният начин да се разбере XML е така: XML е „кутия с етикети“, в която всяка стойност има точно определено място.

Примерно:

<Customer>
  <CustomerID>10123456789</CustomerID>
  <Name>Фирма ЕООД</Name>
</Customer>

Защо SAF-T използва XML?

SAF-T се подава в XML формат, защото този формат позволява данните да бъдат:

  • стандартизирани;
  • машинно четими;
  • валидирани автоматично;
  • обработвани от различни системи;
  • проверявани по предварително зададени правила.

В Приложение №3 към заповедта на НАП е посочено, че файлът не се приема, ако не отговаря на файловия формат XML, ако името му не отговаря на конвенцията за съответния вид файл или ако не е подписан с квалифициран електронен подпис.

Тоест XML не е просто технически избор. Той е условие файлът да може да бъде приет, прочетен и проверен.

Как е подреден SAF-T XML файлът?

SAF-T файлът има дървовидна структура. Това означава, че има основни секции, а вътре в тях — подсекции и отделни елементи.

В документацията на НАП са посочени основните секции:

  • Header — заглавна част;
  • MasterFiles — основни данни;
  • GeneralLedgerEntries — счетоводни записи;
  • SourceDocuments — изходни документи;
  • CorrespondingAccountsReport — главна книга;
  • Structures — структури;
  • SimpleTypes — прости типове.

Какво има в Header?

Header е началната част на файла. Той съдържа информация за самия файл и за предприятието, което го подава:

  • вид на файла;
  • период;
  • версия на схемата;
  • дата на създаване;
  • софтуер, чрез който е генериран;
  • данни за дружеството.

Документацията на НАП описва Header като заглавната структура на SAF-T файла, която съдържа основна информация за дружеството и обща информация за файла.

Какво има в MasterFiles?

MasterFiles е една от най-важните секции. Там се намират основните данни, които после се използват в други части на файла.

Тук влизат например:

  • клиенти;
  • доставчици;
  • счетоводни сметки;
  • продукти;
  • мерни единици;
  • данъчна таблица;
  • активи;
  • информация за собственици, когато е приложимо.

Ако един клиент се използва във фактура или счетоводен запис, той трябва да бъде разпознаваем и в MasterFiles. Във въпросите и отговорите на НАП е посочено, че когато в други секции на файла има данни за клиент или доставчик, същите данни следва да се подадат и в секция MasterFiles.

Какво е XSD схема?

XSD е техническата схема, която определя правилата за XML файла.Тя казва:

  • кои елементи могат да присъстват;
  • кои са задължителни;
  • какъв тип данни се очаква;
  • каква е последователността;
  • какви стойности са допустими.

Ако XML файлът не отговаря на XSD схемата, той може да бъде отхвърлен още на техническо ниво.

Какво означава „валиден XML“?

Валиден XML означава, че файлът:

  • е правилно структуриран;
  • съдържа задължителните елементи;
  • използва правилните формати;
  • отговаря на схемата;
  • може да бъде прочетен от системата на НАП.

Но има и второ ниво: файлът може да е технически валиден, но данните вътре да са грешни или непълни. Например:

  • грешен идентификатор на контрагент;
  • липсващ ДДС номер;
  • грешен код на държава;
  • несъответствие между документ и счетоводен запис;
  • липсващ продукт или мерна единица.

Защо счетоводителят трябва да разбира XML логиката?

Не е необходимо счетоводителят да пише XML файл ръчно. Но е важно да разбира логиката му.

Причината е проста: XML файлът отразява счетоводните и бизнес данни. Ако в счетоводната система липсва информация, XML файлът няма откъде да я вземе.

Например:

  • ако контрагентът няма правилен SAF-T идентификатор, проблемът ще излезе във файла;
  • ако мерната единица не е мапната, проблемът ще излезе във файла;
  • ако сметката не е правилно свързана с номенклатурата, проблемът ще излезе във файла.

XML форматът в SAF-T не трябва да плаши не-техническите лица. Той просто показва данните в строго подредена структура.

За бизнеса най-важното не е да „разбира програмиране“, а да разбира:

  • къде се намират данните;
  • как се свързват помежду си;
  • кои полета са критични;
  • какви грешки могат да доведат до отхвърляне или несъответствие.

XML форматът на SAF-T е важен не защото счетоводителят трябва да пише код, а защото чрез него се вижда дали данните са пълни, последователни и правилно свързани. Затова разбирането на основната логика на XML помага при комуникацията със софтуерни доставчици, ERP екипи и ИТ специалисти.

SAF-T е огледало на счетоводните данни. Ако данните са подредени, файлът ще бъде много по-лесен за генериране, проверка и подаване.

Ако искате да започнете с по-обща ориентация, разгледайте секцията с Наръчници за SAF-T, където са публикувани практически авторски PDF материали по отделни теми.

За официална информация относно внедряването на SAF-T в България следете страницата на Националната агенция за приходите.

Подобни статии