Какво е SAF-T и защо бизнесът трябва да се подготви навреме

Какво е SAF-T и подготовка на бизнеса

Какво е SAF-T?

SAF-T е съкращение от Standard Audit File for Tax — стандартен одитен файл за данъчни цели. На практика това е структуриран електронен файл, чрез който предприятията подават към НАП голям обем счетоводна, данъчна и бизнес информация в стандартизиран формат.

SAF-T не е просто нова декларация. Това е нов начин на данъчен контрол, при който НАП получава значително по-детайлна информация за счетоводството на предприятието — клиенти, доставчици, счетоводни записи, фактури, плащания, продукти, активи и други данни.

Защо SAF-T е различен от досегашните отчети?

До момента бизнесът основно подаваше обобщени декларации и справки. При SAF-T логиката е различна: подава се структуриран масив от данни, който може да бъде автоматично обработван, проверяван и сравняван.

Структурата на SAF-T включва секции като Header, MasterFiles, GeneralLedgerEntries, SourceDocuments, Structures и SimpleTypes. В Приложение №3 към заповедта на НАП е посочено, че файлът има 3-степенна дървовидна структура — секции, подсекции и елементи.

Това означава, че НАП няма да вижда само резултата от счетоводството, а и много от данните, които стоят зад него.

Какво ще вижда НАП чрез saf-t?

В SAF-T могат да присъстват данни за:

  • счетоводни сметки;
  • клиенти и доставчици;
  • фактури за покупки и продажби;
  • счетоводни записи;
  • плащания;
  • продукти и материални запаси;
  • дълготрайни активи;
  • софтуера, чрез който е генериран файлът.

Секцията MasterFiles съдържа информация за идентифициране на клиенти, доставчици, счетоводни сметки, продукти, активи и други основни данни. Секцията GeneralLedgerEntries съдържа всички счетоводни операции за отчетния период — с дати, описания, суми и информация за контрагентите.

Защо подготовката за saf-t трябва да започне навреме?

SAF-T не е нещо, което може да се подготви само в края на месеца. Причината е, че проблемите обикновено не са само във файла, а в самите данни:

  • липсващи кодове на контрагенти;
  • непълни адреси;
  • грешни ДДС номера;
  • непроверени чуждестранни контрагенти;
  • липсващо мапване на сметки;
  • неправилни номенклатури;
  • несъответствия между счетоводни записи и първични документи.

Ако тези проблеми не бъдат изчистени предварително, те ще се прехвърлят директно в XML файла.

SAF-T е проект, а не еднократно подаване

Подготовката за SAF-T трябва да се разглежда като проект, който включва счетоводство, софтуер, данъчни правила и вътрешни процеси. Не е достатъчно софтуерът „да може да генерира XML“. Трябва да се провери дали данните, които влизат в този XML, са пълни, последователни и правилно структурирани.

Особено важно е да се подготвят:

  • контрагентите;
  • сметкопланът;
  • номенклатурите;
  • продуктите и мерните единици;
  • данните за активи;
  • връзките между счетоводни записи, фактури и плащания.

Какво печели бизнесът от по-добра подготовка?

На пръв поглед SAF-T изглежда като допълнителна административна тежест. Но ако се подготви правилно, той може да доведе до по-добър контрол върху собствените данни. В Приложение №3 към документацията на НАП е посочено, че подаването на налична опционална информация може да намали административната тежест при контролни производства.

С други думи: колкото по-подредени и пълни са данните, толкова по-малък е рискът от допълнителни уточнения, искания и последващи проверки.

SAF-T не е само технически XML файл. Той е промяна в начина, по който бизнесът трябва да поддържа счетоводните си и данъчни данни.

Навременната подготовка е важна, защото SAF-T ще извади наяве проблеми, които често остават скрити в ежедневната работа — непълни номенклатури, несъответствия между документи и счетоводни записи, грешни идентификатори и липсващи връзки между данните.

Контролът постепенно се измества от декларации към данни.

Ако искате да започнете с по-обща ориентация, разгледайте секцията с Наръчници за SAF-T, където са публикувани практически авторски PDF материали по отделни теми.

За официална информация относно внедряването на SAF-T в България следете страницата на Националната агенция за приходите.

Подобни статии