Как SAF-T ще промени работата на счетоводителите?

SAF-T и счетоводството вече не могат да се разглеждат отделно от темата за качеството, структурата и проследимостта на данните. С въвеждането на структуриран одитен файл за данъчни цели счетоводната работа постепенно ще се измести към по-детайлно управление на данни, проверки и вътрешен контрол.

За счетоводителите това не означава непременно повече теория, а по-голяма нужда от ред, последователност и разбиране как информацията се създава, съхранява и подава.

От счетоводни записи към управление на данни

До момента много счетоводни процеси са били насочени основно към правилното осчетоводяване, приключване и подаване на ДДС. При SAF-T обаче фокусът се разширява.

Вече не е достатъчно само крайният резултат да изглежда правилен. Важно става и как са структурирани първичните данни, как са описани контрагентите, какви данъчни кодове се използват, как са въведени документите и дали информацията може да бъде проследена в различните части на файла.

Това поставя счетоводния отдел в по-активна роля. Той трябва да разбира не само счетоводните записвания, но и логиката, по която счетоводният софтуер подготвя данните.

По-голямо значение на първичните документи

SAF-T ще направи качеството на първичните документи още по-важно. Непълно въведен документ, липсващ булстат, некоректен данъчен номер или неправилна дата могат да създадат проблем не само в счетоводството, но и в структурата на файла.

Това означава, че въвеждането на данни трябва да бъде по-дисциплинирано. Счетоводители трябва да обръщат повече внимание на детайли, които преди често са се коригирали на по-късен етап.

Примери за такива детайли са:

• правилно изписване на контрагенти;
• коректни булстати;
• ясна връзка между фактури, плащания и счетоводни записвания;
• коректно отразяване на ДДС;
• последователно използване на счетоводни сметки;
• пълнота на данните в ERP или счетоводната система.

Счетоводството ще работи по-близо с ИТ и софтуерните екипи

SAF-T не е само счетоводна тема. Той изисква връзка между счетоводство, софтуер, база данни, бизнес процеси и техническа структура на файла.

Затова счетоводството ще трябва да комуникира по-често с ИТ екипи или доставчици на софтуер. Счетоводителят няма нужда да бъде програмист, но трябва да може да обясни каква информация е необходима, откъде идва тя и как трябва да бъде проверена.

Това е една от най-големите промени: счетоводството вече няма да бъде само потребител на системата, а активен участник в контрола върху данните.

Проверки преди подаване

Една от най-практичните промени ще бъде нуждата от предварителни проверки. Вместо проблемите да се виждат едва при подаване или при последващ контрол, компаниите ще трябва да изградят навик за регулярна проверка на данните.

Такива проверки могат да включват:

• дали всички задължителни полета са попълнени;
• дали контрагентите са въведени последователно;
• дали счетоводните сметки са правилни;
• дали има липсващи или дублирани записи;
• дали данъчните кодове са логични спрямо вида на документа;
• дали има разминаване между счетоводни записи и първични документи.

Колкото по-рано се правят тези проверки, толкова по-малък е рискът от натрупване на грешки.

Какво означава това за ежедневната работа

В ежедневната работа SAF-T ще изисква повече внимание към начина, по който се въвежда информацията. Малки пропуски, които преди са изглеждали незначителни, могат да се окажат важни при автоматизирано извличане и подаване на данни.

Това не означава, че счетоводният отдел трябва да промени изцяло начина си на работа от първия ден. По-реалистичният подход е постепенно да се въведат вътрешни правила, проверки и ясни отговорности.

Добра първа стъпка е счетоводният екип да прегледа кои данни се въвеждат ръчно, кои идват автоматично от други модули и кои се коригират на по-късен етап. Именно тези места често създават най-голям риск.

SAF-T ще промени работата на счетоводния отдел, защото ще постави много по-силен акцент върху качеството, структурата и проследимостта на данните. Счетоводството ще има ключова роля не само при осчетоводяването, но и при проверката на информацията, която системите подготвят.

Компаниите, които започнат навреме да подреждат данните си, ще имат по-спокоен преход. Най-важното е счетоводният отдел да не разглежда SAF-T само като технически файл, а като нов начин на мислене за отчетност, контрол и данъчна прозрачност.

Ако искате да започнете с по-обща ориентация, разгледайте секцията с Наръчници за SAF-T, където са публикувани практически авторски PDF материали по отделни теми.

За официална информация относно внедряването на SAF-T в България следете страницата на Националната агенция за приходите.