Чек-лист: готова ли е ERP или счетоводната ви програма за SAF-T?

Счетоводна програма за SAF-T

Счетоводна програма за SAF-T не означава само софтуер, който може да създаде файл. Истинският въпрос е дали програмата или ERP системата ви съдържа достатъчно пълни, правилно структурирани и проверими данни, които могат да бъдат използвани при изготвянето на SAF-T файл. Счетоводна програма за SAF-T трябва да се разглежда не само като инструмент за въвеждане на документи, а като източник на структурирани и проверими данни. Затова подготовката започва с преглед на информацията, която вече се съхранява в системата.

Счетоводна програма за SAF-T: какво трябва да проверите първо

Първата проверка не е дали има бутон за генериране на файл, а дали данните в системата са пълни, последователни и проверими. Счетоводна програма за SAF-T трябва да поддържа информация за контрагенти, счетоводни сметки, документи, данъчни кодове и връзки между отделните процеси.

За много компании предизвикателството няма да бъде само техническо. То ще бъде свързано с качеството на въведената информация, начина на работа, настройките на счетоводните сметки, данъчните кодове, контрагентите и документите.

Този чек-лист може да се използва като първоначална ориентация при вътрешен преглед на готовността.

1. Системата съдържа ли всички основни данни за контрагентите?

Първата важна проверка е свързана с контрагентите. При SAF-T данните за клиенти, доставчици, свързани лица и други партньори трябва да бъдат достатъчно ясни и последователно въведени. Проверете дали в системата имате:

  • име на контрагента;
  • идентификационен номер;
  • ДДС номер;
  • държава;
  • адрес;
  • правилно разграничение между местни и чуждестранни контрагенти;
  • липса на дублирани записи за един и същи контрагент.

Често срещан проблем е един и същи контрагент да съществува няколко пъти в системата с различно изписване. Това може да затрудни проверките и да доведе до непоследователност в данните. Трябва да се обърне внимание и ако един и същи контрагент едновременно е доставчик и клиент. Задължително условие е да се посочи ако контрагент (доставчик или клиент) е свързано лице.

2. Има ли подреден и актуален сметкоплан?

Следващата важна област е сметкопланът. ERP или счетоводната система трябва да съдържа ясна и последователна структура на счетоводните сметки. Проверете:

  • дали сметките са активни и актуални;
  • дали няма стари, неизползвани или дублиращи се сметки;
  • дали аналитичността е подредена;
  • дали сметките се използват последователно;
  • дали има ясна връзка между счетоводните сметки и отчетните нужди на компанията.

SAF-T поставя по-голям фокус върху структурата на данните, затова неподреденият сметкоплан може да създаде трудности при извличане и проверка на информацията.

3. Данъчните кодове използват ли се последователно?

Данъчните кодове са чувствителна част от подготовката. Ако в системата има много ръчни корекции или непоследователно използване на кодове, това може да затрудни генерирането на коректна информация. Проверете дали:

  • данъчните кодове са правилно дефинирани;
  • използват се последователно при покупки и продажби;
  • има връзка между вида на документа и данъчното третиране;
  • стари или неправилни кодове не се използват активно;
  • екипът знае кога кой код трябва да се прилага.

Тук е важно да се избягва механично използване на кодове без разбиране на логиката им.

4. Документите съдържат ли достатъчно информация?

SAF-T изисква по-детайлна връзка между документи, счетоводни записи и данъчни данни. Затова е важно да се провери дали документите в системата са въведени пълно и последователно. Обърнете внимание на:

  • номер на документа;
  • дата на документа;
  • дата на осчетоводяване;
  • контрагент;
  • данъчна основа;
  • ДДС;
  • валута, когато е приложимо;
  • връзка с плащане или друг документ, когато е необходима;
  • коректно отразяване на кредитни известия и сторно операции.

Колкото повече информация липсва или се въвежда неструктурирано, толкова по-трудно ще бъде автоматичното извличане на данни.

5. Има ли връзка между модулите в системата?

При компании, които използват ERP система, данните често идват от различни модули — продажби, покупки, склад, счетоводство, плащания, дълготрайни активи или други процеси. Проверете дали има ясна връзка между:

  • фактури и счетоводни записвания;
  • складови движения и счетоводни операции;
  • плащания и документи;
  • клиенти, договори и продажби;
  • доставчици, покупки и задължения;
  • активи и счетоводно отчитане.

Ако данните се прехвърлят ръчно между модули или системи, рискът от грешки е по-висок.

6. Може ли системата да извлича информация в подходящ формат?

Дори системата да съдържа нужната информация, трябва да се провери дали тя може да бъде извлечена по структуриран начин. Въпросите, които е добре да зададете, са:

  • може ли системата да генерира нужните справки;
  • може ли да експортира данни в структуриран формат;
  • има ли наличен SAF-T модул или планирана разработка;
  • кой отговаря за настройките;
  • може ли да се направи проверка преди реално подаване.

Тук счетоводният и ИТ екипът трябва да работят заедно. Счетоводителите познават съдържанието на данните, а техническите екипи знаят как тези данни се съхраняват и извличат.

7. Има ли вътрешен процес за проверка?

Готовността за SAF-T не е само въпрос на софтуер. Необходим е и вътрешен процес за проверка на данните. Добре е да има яснота по следните въпроси:

  • кой въвежда данните;
  • кой работи със сметкоплана;
  • кой комуникира със софтуерния доставчик;
  • кой прави тестови проверки;
  • как се документират откритите проблеми;
  • кога се правят корекции.

Без такъв процес дори добра система може да даде непълни или непоследователни резултати.

ERP система за SAF-T трябва да бъде разглеждана не само като технически инструмент, а като източник на структурирани и проверими данни. Ако информацията в системата е непълна, дублирана или непоследователна, самото генериране на файл няма да реши проблема. Добрата счетоводна програма за SAF-T трябва да позволява не само въвеждане на данни, но и проследимост, последователност и възможност за проверка преди подаване. Това е особено важно, когато информацията идва от различни модули или се обработва от повече от един човек.

Най-добрата подготовка започва с вътрешен преглед: контрагенти, сметкоплан, документи, данъчни кодове, номенклатури, връзка между модулите и възможност за проверка. Това ще помогне на счетоводния и финансовия екип да разбере къде има риск и кои области трябва да бъдат подредени навреме. Затова всяка счетоводна програма за SAF-T трябва да бъде оценявана не само по това дали може да генерира файл, а и по качеството на данните, които поддържа.

Ако искате да започнете с по-обща ориентация, разгледайте секцията с Наръчници за SAF-T, където са публикувани практически авторски PDF материали по отделни теми.

За официална информация относно внедряването на SAF-T в България следете страницата на Националната агенция за приходите.

Подобни статии